Pourquoi le suivi des dates d'expiration commence avant la mise en rayon

Une livraison arrive pendant que l'officine sert ses patients et que le chauffeur attend une signature. Compter les cartons puis les ranger paraît rapide. C'est pourtant à cet instant qu'un numéro de lot mal saisi, un scellé endommagé, une durée de conservation trop courte ou une date illisible peut entrer dans le stock et accompagner le médicament jusqu'à la caisse.

Dans le langage courant, on parle parfois de date d'expiration. Pour les registres pharmaceutiques, l'OMS emploie le terme date de péremption. Quel que soit le mot recherché par le lecteur, le contrôle commence avant la mise en rayon : une personne habilitée décide si chaque lot est accepté, placé en quarantaine ou refusé, et elle conserve la preuve de cette décision.

La réception est le premier point de contrôle

Les bonnes pratiques de l'Organisation mondiale de la Santé commencent par l'achat auprès d'un fournisseur dûment autorisé et par l'examen de la livraison. À la réception, vérifiez les dommages, l'intégrité des scellés, les signes d'altération, l'étiquetage, la conformité de la commande et les documents utiles. Une quantité correcte ne suffit pas à rendre le produit disponible à la vente.

Prévoyez une petite zone de réception, physique ou gérée par un statut dans le système. Le réceptionnaire rapproche le bon de commande, le bordereau, les boîtes et, si nécessaire, les preuves de température ou de chaîne du froid. Si l'identité du lot, la date, l'emballage ou l'historique de conservation pose question, le produit reste séparé jusqu'à la décision du pharmacien responsable.

La durée résiduelle se décide avant l'achat

Un médicament non périmé n'est pas automatiquement un bon achat. L'OMS recommande d'évaluer la durée de conservation résiduelle selon le type de produit, le niveau de stock, les délais de transport et de libération, les conditions de conservation, la chaîne de livraison et les ressources au point d'utilisation. Un lot peut être encore valable aujourd'hui sans laisser assez de temps pour être utilisé normalement.

Définissez par écrit le minimum accepté selon la classe de produit et l'accord fournisseur, puis appliquez les exigences nationales en vigueur. N'adoptez pas un nombre universel de mois lu dans un article. Un produit à rotation rapide, une spécialité peu demandée, un article thermosensible, un don ou un besoin urgent ne portent pas le même risque. Toute dérogation doit avoir un motif, un approbateur et un suivi.

Saisissez le lot avant que les livraisons se confondent

L'OMS recommande de conserver, pour chaque réception, la date, la désignation du produit, la quantité, le fournisseur, le numéro de lot et la date de péremption. Pour le pilotage de l'officine, reliez ces données à la commande ou au bon de réception et au lieu de stockage. Recopiez les informations imprimées ; ne devinez jamais un caractère manquant.

Une seule ligne de facture peut contenir plusieurs lots du même produit. Enregistrez-les séparément, même si le nom, le dosage, le code-barres et le prix sont identiques. Les quantités peuvent former un total produit, mais chaque lot garde sa date et son historique. Cette séparation rend ensuite possibles le FEFO, les demandes au fournisseur, les rappels, les transferts et les sorties de stock documentées.

La quarantaine est un statut clair, pas un coin du rayon

Selon l'OMS, les arrivages qui ne satisfont pas aux critères d'acceptation doivent être étiquetés, conservés séparément et examinés. Le même principe protège les boîtes endommagées, les produits suspects, retournés, rappelés, périmés ou ceux dont la température de transport reste inconnue. Une consigne orale ne suffit pas si ces produits restent à côté du stock utilisable.

Utilisez une zone clairement identifiée et un statut équivalent dans le logiciel. Limitez le droit de libérer, refuser, retourner ou détruire ces articles, puis conservez le motif et la preuve. Un produit thermosensible doit être traité rapidement selon son étiquetage ; le placer au réfrigérateur après une rupture de température inexpliquée ne rétablit pas sa qualité.

Le FEFO exige le même ordre au rayon et dans le système

Le FIFO fait sortir la réception la plus ancienne. Le FEFO fait sortir le lot dont la date de péremption est la plus proche. Les deux coïncident souvent, mais une livraison plus récente peut expirer plus tôt. La version française des lignes directrices de l'OMS nomme cette méthode « premier périmé, premier sorti ».

Placez le lot le plus proche de la péremption dans le premier chemin de prélèvement, puis rangez derrière lui les dates plus lointaines. Le logiciel de caisse doit déduire le lot réellement remis. Réorganisez le rayon à chaque nouvelle livraison. Une alerte informatique ne corrige pas un rayon mélangé, et un rayon bien rangé ne suffit pas si chaque vente diminue seulement un total générique.

La revue périodique transforme les dates en actions

L'OMS demande des contrôles réguliers pour repérer les articles proches de la péremption et un rapprochement périodique entre le stock physique et le registre. Une officine peut examiner les exceptions chaque semaine, puis faire valider une revue mensuelle par le propriétaire ou le pharmacien responsable. Cette cadence est une base pratique, pas une obligation identique dans tous les pays.

Analysez chaque lot selon le lieu, la quantité, la durée restante, le fournisseur et l'action suivante. Donnez un responsable et une échéance à tout transfert autorisé, retour fournisseur, maintien sous surveillance, placement en quarantaine ou circuit de destruction. La revue doit aussi expliquer la cause : achat excessif, saisie incomplète, mauvais rangement FEFO, faible demande, dérogation fournisseur ou écart entre le registre et le stock réel.

Les textes nationaux peuvent préciser cette responsabilité. Au Sénégal, la loi de 2023 demande au pharmacien d'inventorier régulièrement les médicaments, de retirer les produits périmés des étalages et de les isoler dans la zone de quarantaine. C'est un exemple sénégalais, pas une règle à attribuer automatiquement au Cameroun, à la Côte d'Ivoire, à la RDC ou à un autre marché francophone.

Processus: Faire passer un médicament de la livraison au stock utilisable

Contrôles: Checklist du propriétaire ou du pharmacien responsable

• Le fournisseur est vérifié avant ou pendant la réception, jamais après la mise en rayon.
• Une zone ou un statut de réception empêche la vente des livraisons non contrôlées.
• Le personnel rapproche commande, bordereau, boîtes, étiquettes, scellés, quantités et preuves de conservation requises.
• Produit, fournisseur, date de réception, quantité, numéro de lot, date de péremption et emplacement sont enregistrés.
• Les lots différents d'un même produit restent séparés dans le registre.
• La durée de conservation résiduelle minimale est écrite par classe ou accord fournisseur ; les dérogations sont approuvées et suivies.
• Le stock endommagé, suspect, rappelé, retourné, périmé ou soumis à un doute de température est étiqueté et séparé.
• Seul un rôle habilité peut libérer la quarantaine ou approuver le retour ou le circuit d'élimination.
• Le rayon et le logiciel appliquent le FEFO, avec un nouveau contrôle après chaque livraison.
• Les lots proches de la péremption sont revus selon une cadence adaptée au volume et au risque.
• Chaque action porte un responsable, une échéance, un motif, une quantité et un résultat enregistré.
• La revue mensuelle étudie les causes et la performance fournisseur, pas seulement la liste des dates.

Questions fréquentes

Sources et institutions à créditer

• Organisation mondiale de la Santé - SRT 1025, annexe 7 : Bonnes pratiques de stockage et de distribution des produits médicaux: Source internationale principale en français pour la réception, les registres, le principe premier périmé-premier sorti, la séparation, les conditions de stockage, les contrôles réguliers, la traçabilité, les retours, les rappels et la responsabilité de la direction. Les pays peuvent adapter ces recommandations générales.
• Organisation mondiale de la Santé - SRT 1044, annexe 8 : durée de conservation résiduelle lors de la livraison: Base primaire pour une décision tenant compte du produit, du fournisseur, de l'acheteur, du destinataire, du stockage, de la destination et du rythme d'utilisation, plutôt qu'un seuil universel de mois.
• Commission de l'UEMOA - Guide de bonnes pratiques de distribution et d'importation des produits pharmaceutiques à usage humain: Guide d'octobre 2010 pour les États membres de l'UEMOA, principalement axé sur la distribution en gros et l'importation. Il soutient la réception, la quarantaine, la séparation, la traçabilité, les lots et le FEFO, mais ne doit pas être présenté comme une règle d'officine pour toute l'Afrique francophone.
• République du Sénégal - Loi n° 2023-06 relative aux médicaments, aux autres produits de santé et à la pharmacie: Exemple national récent : les articles 56 à 58 traitent de la conservation et du transport, de l'inventaire régulier des dates, du retrait des produits périmés et de leur isolement en quarantaine. Cette obligation reste sénégalaise.
• Maduuka - Logiciel de pharmacie : suivi des lots et des dates de péremption: Présentation de première partie expliquant la représentation des lots, du FEFO, des rappels, des transferts et des sorties dans Maduuka ; ce n'est pas une autorité réglementaire indépendante.
• Doctrine comptable et financière Chwezi - stock et contrôles internes: Base interne pour l'attribution des responsabilités, les approbations, la preuve des exceptions, les ajustements contrôlés et la revue des pertes de péremption. L'article n'en tire aucune conclusion IFRS, fiscale ou réglementaire.