Un logiciel pharmacie qui contrôle tout le cycle de vente
De ordered à paid puis dispensed, Maduuka donne aux pharmacies un workflow contrôlé avec règles d'identité plus strictes, suggestions FEFO, approbations superviseur et reporting basé sur les médicaments effectivement servis.
Pourquoi c'est important
Une vente pharmacie ne devrait jamais être un simple ticket caisse.
Dans un POS générique, le caissier enregistre la vente, le stock baisse tout de suite, et l'histoire d'audit s'arrête là. C'est trop faible pour une pharmacie quand il faut gérer ordonnances, médicaments contrôlés, dispensation partielle, crédit client ou retours par lot.
Maduuka sépare les étapes avec permissions distinctes pour montrer ce qui a été demandé, payé, physiquement servi, laissé en attente, remboursé ou retourné plus tard.
Comment fonctionne le workflow pharmacie dans Maduuka
Chaque action importante est séparée, horodatée et traçable pour garder cohérents stock, dispensation et finance.
1. Capture et validation de la commande
- Le vendeur sélectionne les médicaments, les relie à un profil patient ou à un nom walk-in, et peut joindre une référence d'ordonnance.
- Les commandes basées sur ordonnance appliquent des règles plus strictes : un walk-in ne peut pas porter une ordonnance, le patient doit avoir un numéro de téléphone, et les médicaments contrôlés ne peuvent pas être vendus sans prescription.
- Avant acceptation, Maduuka valide le contexte agence, confirme la présence d'un dépôt et bloque la vente si le stock de l'agence est insuffisant.
2. Revue caisse et paiement
- À la création, la commande produit les lignes de facture mais reste en état `ordered` et aucun stock n'est encore déduit.
- Le caissier vérifie patient, agence, référence d'ordonnance, aperçu des articles et crédit client disponible avant encaissement.
- Le paiement peut être en espèces, mobile money, virement, carte, crédit ou mix de moyens, et Maduuka exige une correspondance exacte avec le total facturé.
3. Dispensation et contrôle des lots
- Après paiement, la commande passe à `paid`, Maduuka enregistre qui a encaissé et quand, puis écrit un événement `payment_taken` dans l'audit trail.
- Les commandes payées entrent dans la file du dispensateur par heure de paiement avec calcul des quantités en attente, déjà servies, et suggestions de lots FEFO approuvés et non expirés.
- Les médicaments contrôlés exigent une validation par une deuxième personne avec PIN de pharmacien et jeton d'approbation lié à l'action exacte.
4. Exceptions, retours et reporting
- Le stock descend uniquement quand le dispensateur confirme. Facture et lots touchés sont verrouillés, les mouvements sont atomiques, et tout échec déclenche un rollback complet.
- La commande finit en `dispensed` ou `partially_dispensed`, avec la quantité non servie restant visible comme solde à traiter.
- Maduuka gère annulation, remboursement, flag vers caisse, clôture partielle avec remboursement, et retour complet au lot source. Les rapports de revenu ne comptent que les commandes effectivement servies.
Responsabilité
Ce workflow est conçu pour stopper les fuites, pas seulement enregistrer des ventes.
Séparation des rôles : saisie, caisse, dispensation, approbation des médicaments contrôlés, remboursements et retours sont permissionnés séparément.
Aucune fuite de stock silencieuse : le stock ne diminue qu'au moment de la dispensation.
Traçabilité des lots : chaque ligne dispensée reste reliée au lot source exact.
Responsabilité caisse : chaque paiement est rattaché à la méthode et au bon compte comptable, et le crédit crée une dette suivie.
Journal complet des événements : création, paiement, dispensation, annulation, flag, remboursement, clôture partielle et retour sont journalisés.
Contrôle superviseur : les substances contrôlées exigent un autre utilisateur validateur, jamais une auto-approbation.
Réconciliation plus propre : le revenu pharmacie reflète les ventes effectivement servies et non les paiements non dispensés.
Responsabilité agence : files et actions sont bornées par agence pour éviter les traitements croisés sans droit.
Galerie module
Galerie du module pharmacie
Pharmacienne utilisant une tablette pour verifier les fiches medicaments et les informations de stock
Interaction au comptoir d'une pharmacie montrant la remise des medicaments et un service client guide
Pharmacienne expliquant le traitement et la posologie a une patiente
Questions fréquentes avant de changer de logiciel pharmacie
Le workflow est volontairement strict : il protège stock, caisse, dossiers patients et conformité.
Prêt à gérer une pharmacie avec des contrôles opérationnels plus stricts ?
Maduuka donne à vos vendeurs, caissiers, dispensateurs, pharmaciens superviseurs et équipe finance un workflow plus propre de la commande jusqu'au retour par lot. Explorez aussi le module restaurant si votre activité gère aussi cuisine et comptoir. Le même moteur inventaire alimente les contrôles de lots, expiration, FEFO, comptage et rappel dans toute la plateforme.